Proceso de adopción de acuerdos
Los Patronos se reúnen al menos tres veces al año para la toma de decisiones, seguimiento de actuación y revisión de las métricas obtenidas en el desarrollo de los proyectos. Existen reuniones ad hoc con el equipo de gestión para la marcha y funcionamiento de cada uno de los proyectos en los que están implicados. Los miembros del Patronato reciben la documentación necesaria para el desarrollo eficaz de las sesiones, con suficiente antelación, y con orden del día.
Cualquier miembro del Patronato puede proponer la incorporación de algún punto al orden del día, con antelación a la convocatoria de la reunión.
El equipo es responsable de la marcha de la reunión y de preparar el documento que servirá para el acta oficial del Secretario, que recoja con claridad y de forma inequívoca los asuntos tratados y los acuerdos adoptados, especificando los puntos principales de las deliberaciones, el contenido de los acuerdos adoptados, los responsables de la acción (incluidos miembros del patronato), el timing y los resultados deseados.
La metodología específica de la toma de decisiones es la siguiente:
- Presentación al patronato de los planes de actuación y dotación presupuestaria para cada actuación.
- Discusión y aprobación por el patronato de los proyectos analizando la finalidad de los mismos, encaje en la política de la Fundación, los medios a utilizar, los resultados previsibles y el análisis costes y eficiencias. Presentación al protectorado de fundaciones del modelo normalizado de los planes de actuación.
- En el caso de la deliberación de premios o becas, el equipo de gestión envía al patronato de la Fundación, la documentación recibida por los propios canidadtos una vez analizada y revisada para que cumpla con las bases de la convocatoria y es el patronato quien decide en última instancia el proyecto merecedor del premio o aportación de la fundación. En primer lugar cada patrono revisa de manera individualizada los proyectos, de forma que envía sus votaciones al equipo de gestión. Las votaciones se realizan en base a los criterios previamente establecidos para cada convocatoria. Una vez recogida las votaciones se presentan en el patronato los resultados de las votaciones y en el seno de la reunión se ratifica, siendo necesario el acuerdo unánime en la decisión final.
- Diseño y ejecución, de los planes aprobados, por el equipo de gestión. Son proyectos anuales con un inicio y fin en el año de aprobación.
- Realización de reuniones de seguimiento, para puesta en común y aprobaciones necesarias.
- Actualización periódica y envío de material necesario que requiera su aprobación.
- Involucración y participación directa de patronos en la ejecución de proyectos, al menos dos patronos involucrados en cada proyecto.
- Diseño de actuación con responsables de cada tarea y con fechas de ejecución, lo que nos ayuda a evitar errores e ir ajustando y adaptando a las necesidades.
- En el caso de requiera la participación de terceros en la ejecución de un proyecto, firma de acuerdos de colaboración, incluido proveedores.
- Reuniones periódicas con los patronos implicados en cada proyecto.
- Medición de resultados
- Cierre contable a final de año. Las cuentas anuales se aprueban por el Patronato de la fundación y se presentan al Protectorado dentro de los diez días hábiles siguientes a su aprobación
Medición de resultados
Cuando hablamos de medición de resultados nos referimos a la valoración de los programas en términos de coste efectividad, valor social, valor reputacional, aportación a la estrategia de la organización, relevancia adquirida, y beneficio para la sociedad. Utilizar una metodología evaluadora sirve para reducir incertidumbre, para gestionar eficientemente los recursos, y si es necesario, replanteamiento de objetivos.
Fundamentalmente comprende la revisión de los objetivos planteados para cada acción desarrollada, mediante un análisis exhaustivo de cada programa o actividad. Para ello se define un sistema de evaluación, criterios de análisis e indicadores que deben ser propios para cada proyecto.
Los indicadores deben ser establecidos y acordados a la hora de seleccionar planes de actuación. Los indicadores verifican, a nivel de programas, proyectos o actividades, la conexión entre los objetivos que esas actividades persiguen, la cuantía de recursos asignados a cada una de ellas, los criterios con que se les asignan recursos y el impacto obtenido (pudiendo ser este una combinación de varios indicadores):
- número de beneficiarios directos e indirectos.
- número de participantes en las actividades y asistencia a eventos.
- visibilidad e impacto en los medios de comunicación y/o actividad en redes sociales
- métricas de visitas a web y descarga de materiales.
- resultados reflejados en los cuestionarios de satisfacción.
- conclusiones de las reuniones con las entidades colaboradoras.
- número de solicitudes recibidas para candidaturas a los premios y calidad del material recibido.
- En el caso de proyectos educativos, número de alumnos, profesores y centros participantes, visitas a web y descarga de información educativa de los materiales.
Transparencia
La fundación deposita en el protectorado tanto los planes de actuación como las cuentas anuales, y este depósito es un registro público.
La Fundación no realiza informes de auditoría específicamente solo para la fundación, ya que está sometida a las auditorias propias de la compañía fundadora, de forma anual, así como a cada proceso y procedimiento de las políticas de la compañía matriz para cada proyecto de forma individualizada.
La Fundación no recibe aportaciones de terceros, ya que su financiación se sustenta con la propia compañía matriz. En cualquier caso la colaboración con terceros siempre es realizada bajo convenio de colaboración donde especifica los acuerdos y compromisos expresos por ambas partes.